Gestione riparazioni

Il nuovo modulo di Gestione delle riparazioni ha come obiettivo l’implementazione in azienda di un sistema di monitoraggio puntuale dei tempi e dei materiali impiegati nelle lavorazioni di conto riparazione su beni di terzi. Il tutto è finalizzato ad una corretta gestione dei costi, delle movimentazioni di magazzino ed ad un’adeguata fatturazione dei servizi forniti.
Il modulo è pienamente integrato in HYPERGest sfruttandone il multi-azienda, le anagrafiche di base, i flussi documentali ed i controlli procedurali.
La riparazione è costituita da cinque fasi: l’ordine cliente, la manutenzione, l’esecuzione, la validazione e la fatturazione. Ogni fase può essere adibita ad operatori differenti.
In ogni fase sono presenti funzioni e stampe personalizzabili in base alle esigenze del cliente.

Manutenzione Riparazioni

Definito il Manutentore come la figura che gestisce i flussi di attività che dovranno essere compiute prima che la riparazione sia ritenuta ultimata, è utile sapere che le altre figure che interverranno nel processo della riparazione sono: il riparatore ed il gestore dei ricambi. Il primo è colui che fisicamente compie le riparazioni, mentre il secondo è colui che gestisce le movimentazioni di ricambi dal magazzino ricambi all’officina perché vengano impiegati nelle riparazioni.
Nel dettaglio ogni riparazione è composta da una serie di cicli, che è possibile caricare manualmente o ricavare da dei Tipi Riparazione pre-configurati, che altro non sono che le attività da svolgere.
Ogni ciclo può essere assegnato ad un gruppo di utenti o ad un utente singolo perché la svolga.
Possono esistere delle relazioni di propedeuticità tra cicli per cui, se uno o più in lista non sono stati eseguiti, un terzo non può essere iniziato. Come pure, possono esistere delle relazioni di parallelismo di esecuzione tra cicli che possono essere prodotti contemporaneamente.
Ad ogni ciclo è possibile collegare delle note o dei ricambi (volendo tali operazioni sono delegabili ai riparatori), a cui può seguire una richiesta ricambi inoltrata automaticamente ai gestori dei ricambi. È competenza del manutentore abilitare il fatto che un riparatore possa continuare a lavorare sull’attività precedentemente commissionata o metterla in stand-by fino a che i ricambi richiesti non siano resi disponibili.
Per ogni ricambio e per ogni attività è possibile definire se la transazione con il cliente dovrà essere gestita in condizione di garanzia. Chiaramente ciò andrà ad influire in termini differenti nella valutazione a costo della riparazione o nel calcolo del suo prezzo di vendita.
Al termine di tutti i cicli, il manutentore dichiara la chiusura della riparazione.

Esecuzione riparazione

Ogni riparatore ha visualizzato, nella sua maschera di esecuzione riparazioni, solo le riparazioni a lui indirizzate o al più indirizzate al suo gruppo.
Tramite un timer automatico, la lista dei cicli autorizzati viene aggiornata a cadenza predefinita.
Selezionato il ciclo ed avviato il lavoro viene mostrata la lista ricambi collegata al ciclo, eventuali note ed il sistema inizierà a conteggiare il tempo impiegato perla riparazione. È possibile interrompere più volte il conteggio del tempo, uscendo o meno dalla maschera di esecuzione, prima di chiudere l’attività assegnata.
È possibile consentire ai riparatori l’aggiunta di un ricambio, successivamente da richiedere ai gestori dei ricambi, o una o più note al ciclo.
Il riparatore ha sempre sotto controllo quanto tempo è già stato impiegato per compiere l’attività in corso.

Richiesta ricambi

Ricevuta una richiesta ricambi, un gestore ricambi può generare, con una procedura guidata ed assistita, i documenti di acquisto della merce.
Tramite stampe di controllo, all’arrivo della merce, è possibile avere l’indicazione e riservarla a magazzino per la riparazione da cui è stata richiesta. Ciò fa si che automaticamente il manutentore ed il riparatore ne siano informati in tempo reale.
Avendo visibilità delle disponibilità nei depositi identificati come commerciale (deposito ricambi) e dell’officina ricambi, il gestore ricambi al momento della consegna del ricambio al riparatore, semplicemente indicando le quantità consegnate, genera i movimenti di magazzino di trasferimento interni.

Validazione Riparazione

Una volta chiusa una riparazione questa passa di stato e viene resa disponibile a chi effettua la validazione della stessa. In questa fase avvengono i calcoli del valore della riparazione, funzione del tempo impiegato, eventualmente arrotondato per eccesso, dei ricambi utilizzati e delle garanzie a cui entrambi sono soggetti.
Ultimata questa fase la riparazione è pronta per essere fatturata.
Il sistema di fatturazione guidato di HYPERGest è in grado di riconoscere che un ordine cliente è di riparazione e quindi sfruttare i calcoli, eseguiti in validazione, per generare un documento fattura comprendente ricambi e lavorazioni valorizzati secondo regole parametrizzabili sulle esigenze del cliente.
Da questo momento la navigazione orizzontale dei dati della riparazione verrà garantita a partire dall’ordine cliente fino alla fattura attraverso un’apposita maschera, visibile da tutti i documenti della riparazione, riassuntiva di tutte le sue informazioni.